Zu viele offene Kapitel

Vielen erfolgreichen und energiegeladenen Menschen geht es so wie mir. Sie wollen ALLES gleichzeitig erledigen. Sie haben täglich Ideen für neue Produkte, Unternehmen, oder einfach nur Sportarten die es auszuprobieren gilt. Gleichzeitig sollten sie aber bestehende Projekte fertig bekommen und sich nicht ablenken lassen. Wenn es dir genau so geht, dann solltest du dir diesen Artikel nicht entgehen lassen. Hier erfährst du wie du all deine Ideen und Aufgaben am effizientesten abarbeitest.
Also lass uns loslegen…

Wo brennt es am meisten?

Zu allererst musst du dir im Klaren darüber sein, welche Task gerade am dringendsten ist. Natürlich hat aus involvierter Sichtweise vieles die selbe (hohe) Priorität. Allerdings solltest du erst Mal einen Schritt zurück treten und dir die ganze Situation aus der „Vogelperspektive“ ansehen. Viele Dinge erscheinen irrsinnig dringend, ohne es wirklich zu sein. Schreibe dir zu erst eine Liste mit allen Dingen die du zu erledigen hast. Beachte dabei folgendes: Teile große Aufgaben in möglichst kleine auf. Es würde keinen Sinn machen „Neues Unternehmen gründen und ersten Verkauf generieren“ auf deine TO-DO Liste zu schreiben. Es dauert sehr lange bis du dieses Ziel erreicht hast und du verlierst den Überblick über die Teilaufgaben. Solche Einträge gehören eher in die Kategorie Vision. Hast du alle deine Tasks auf die Liste geschrieben, dann nimm dir einen Moment Zeit, lehne dich zurück und ordne Sie der „wirklichen“ Priorität nach. Schreibe dazu einfach Nummern von 1-5 (1=höchste Priorität, 5=niedrigste Priorität) neben die jeweiligen Aufgaben auf deiner Liste. Natürlich kann die selbe Priorität auch für mehrere Aufgaben gelten. Du solltest jedoch überlegt vorgehen, weil du sonst jeder Aufgabe die selbe Priorität zuordnest und somit keinen Schritt voran kommst.
Okay und jetzt alle Einsen auf ein Mal?

Schritt für Schritt

Nun hast du eine Liste aller deiner Aufgaben nach Priorität geordnet – Jetzt gehts an die Erledigung. Starte mit den Aufgaben mit der höchsten Priorität (1) und arbeite dich langsam zu denen mit der niedrigsten Priorität (5) durch. Wenn du eine Aufgabe beginnst, dann solltest du dabei bleiben. Lass dich nicht durch „Zwischenrufe“ deiner Kollegen, oder Kunden ablenken. Wenn Sie dir etwas wichtiges zu sagen haben, dann schreibe es auf, aber beschäftige dich nicht sofort damit. Du bestimmst woran du gerade arbeitest. Wenn du eine Aufgabe geschafft hast, dann gönne dir eine kurze Pause und genieße das Gefühl den Haken neben die erledigte Aufgabe zu machen.
Ahhhhh…endlich fertig!

Multitasking – Aber richtig

Multitasking an sich funktioniert nicht. Studien haben bewiesen, dass Multitasking unser Gehirn langsamer macht und wir uns ohnehin immer nur auf eine Aufgabe zu 100% konzentrieren können. Diesen Fakt solltest du berücksichtigen um nicht zu viele „offene Schubladen“ zu gleich zu haben.

Die richtige Form des Multitaskings sieht so aus: Du überlegst dir morgens für welche Aufgaben (unabhängig der Priorität) du Informationen, oder Unterlagen von anderen Menschen benötigst. Hast du diese Aufgaben herausgefiltert, dann schreibe die notwendigen E-Mails und lasse die anderen die Vorarbeit für dich erledigen, während du dich den anderen Aufgaben auf deiner TO-DO-Liste widmest.
So macht man also alles auf ein Mal – aber richtig!

Lückenfüller

Hast du beispielsweise zwischen zwei Meetings nur kurz Zeit und weißt, dass die Zeit nicht für die Erledigung einer ganzen Aufgabe reicht dann nutze Sie trotzdem sinnvoll. Du kannst zum Beispiel sämtliche Vorarbeiten dafür erledigen. Wenn eine deiner Aufgaben z.B. „Layout für neue Website festlegen“ ist, dann mache dir z.B. eine Handskizze davon wie deine neue Website aussehen soll. Wenn du dann noch Zeit hast, kehre kurz in dich und genieße den Moment in dem du einfach „wartest“. Dein Tag wird mit Sicherheit trotzdem produktiv genug sein.
So nütze ich also jede Minute für die Erreichung meiner Ziele…

Zeit für Neues schaffen

Natürlich bekommst du, bevor du bei der letzten Aufgabe mit niedriger Priorität angekommen bist, wieder neue Aufgaben mit höherer Produktivität dazu. Schaffst du es nicht, Zeit für diese Aufgaben zu schaffen so bleiben sie schnell liegen und „gehen unter“. Mein Tipp hierzu ist Zeitfenster einzurichten, in denen du dich weniger wichtigen und dringenden Dingen widmest. Ich bemühe mich Freitage, an denen ich im Büro bin, für meine weniger dringenden aber genauso notwendigen Aufgaben freizuhalten. Diese sind z.B. kreative Aufgaben, oder die Arbeit an neuen Projekten. Natürlich sind diese Dinge nicht wirklich dringend, erledigt man sie jedoch nie, so haben sie dennoch Auswirkungen. Probiere einfach dir Zeitfenster zu schaffen, in denen du ungestört an solchen Dingen arbeiten kannst. Freitage eigenen sich, meiner Erfahrung nach, am besten. Lasse deine Kollegen auch wissen, dass sie in dieser Zeit nicht mit dir rechnen können.
Schön Mal Zeit für Neues zu haben hm?

Reflektion – Die hohe Kunst der Selbsterkenntnis

Bevor dein Arbeitstag zu Ende geht, solltest du dir vor Augen führen, was du noch alles zu tun, aber vor allem was du alles erledigt hast. Wenn du meine Ratschläge von befolgst, wirst du sehen, wie deine Zufriedenheit steigt, weil du nicht nur einen Schritt weiter gekommen bist, sondern Sachen zu Ende gebracht hast. Natürlich spielt das Schicksal einem nicht immer in die Hände und manche Sachen lassen sich wirklich nicht aufschieben sondern müssen sofort erledigt werden, es sollte allerdings so gut als möglich vermieden werden. Probier es aus und siehe zu wie deine Produktivität durch die Decke geht.